OKR và KPI - Kết hợp như thế nào cho hiệu quả?

OKR và KPI - Kết hợp như thế nào cho hiệu quả?

OKR và KPI là 2 công cụ phổ biến nhất được sử dụng trong Hệ thống vận hành của các Doanh nghiệp hiện nay. Đây là 2 công cụ có thể bổ trợ rất tốt cho nhau, nếu được sử dụng và kết hợp khéo léo, có thể giúp Doanh nghiệp đạt được những thành quả đáng kinh ngạc.

Nhưng có nhiều người vẫn chưa hiểu được sự khác biệt giữa OKR và KPI, thậm chí còn lầm tưởng rằng OKR và KPI là hai khái niệm đối lập nhau. Bài viết sau đây sẽ chỉ ra sự khác biệt giữa hai công cụ này, đồng thời giúp cho nhà quản trị có thể kết hợp chúng một cách nhuần nhuyễn nhất để  có thể tạo ra kết quả như mong đợi.

Khái niệm OKR

OKR là viết tắt của cụm từ Objective & Key Result, có nghĩa là "Mục tiêu và kết quả then chốt". Hiểu đơn giản, mục tiêu sẽ cho bạn biết nơi bạn muốn đến và kết quả then chốt sẽ cho biết bạn có đang ở đó hay không.

Bản chất của OKR là bạn phải tự đặt ra cho mình 2 câu hỏi:

  1. 1. Đích đến của bạn là gì?
  2. 2. Làm sao để bạn biết mình có đang ở đó hay không?

Ngoài ra, để sử dụng OKR thành công, một câu hỏi rất quan trọng nữa mà bạn cũng nên đặt ra cho mình, đó là: “Bạn cần làm gì để đạt được điều đó?”

Khái niệm KPI

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, có nghĩa là “Chỉ số đo lường hiệu suất”. Đây là một loại công cụ đo lường hiệu suất, nhằm đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. KPI có đặc trưng như sau:

  • - Định lượng, đo lường được chính xác bằng con số.
  • - Diễn ra thường xuyên, hay nói cách khác, đó là việc đo lường có tần suất (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng).
  • - Luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.

Có nhiều loại KPI khác nhau và việc chọn KPI  còn phụ thuộc vào các yếu tố khác, ví dụ như ngành mà doanh nghiệp đang tham gia... Mỗi bộ phận hoặc nhóm sẽ sử dụng các KPI khác nhau để đo lường thành công. Đôi khi, KPI còn được coi là “chỉ số sức khoẻ của doanh nghiệp”.

Sự khác biệt giữa OKR và KPI

Không thể phủ nhận rằng KPI là công cụ tuyệt vời cho Doanh nghiệp, nó cho phép nhà quản lý theo dõi rất nhiều thứ có thể đo lường được. Tuy nhiên, chúng ta cần phải nhấn mạnh vào những chỉ số giúp đội nhóm và dự án của bạn thành công. Một hệ thống KPI tốt sẽ chứa những thông tin có ý nghĩa giúp định hình những quyết định chúng ta cần đưa ra.

Khác biệt với những con số của KPI, OKR được xem như một công cụ “có linh hồn và định hướng”. Một hệ thống OKR tốt sẽ giúp bạn xác nắm rõ mục tiêu của mình và đo lường, xác định hướng đi đúng để bạn đạt được mục tiêu đó.

Điểm khác biệt dễ nhận biết nhất để phân biệt giữa KPI và OKR là: KPI được áp dụng đối với những phòng ban hay bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, và có thể đo lường được bằng kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ.

Hãy kết hợp hài hòa cả OKR và KPI vào hệ thống vận hành của Doanh nghiệp

Để tiến hành đo lường và nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp, các nhà quản trị thường nghĩ đến việc áp dụng hệ thống đo lường KPI. Nhiều doanh nghiệp đã phải bỏ ra rất nhiều chi phí, thuê đơn vị tư vấn xây dựng bộ KPI, nhưng khi triển khai, KPI có thể không đem lại kết quả tốt như họ kỳ vọng bởi nhiều nguyên nhân.

Thực tế, chúng ta có thể thấy rằng KPI không phải là một công cụ vạn năng để giải quyết mọi bài toán đo lường, tối ưu hiệu suất của từng cá nhân trong doanh nghiệp, và đó cũng không phải là công cụ duy nhất. Vì vậy, khi đã tìm mọi cách để tối ưu mà KPI vẫn không mang lại được cho bạn một kết quả ưng ý, hãy nghĩ ngay đến việc kết hợp sử dụng OKR song song với KPI cho hệ thống vận hành của Doanh nghiệp.

Kết hợp OKR và KPI trong doanh nghiệp

Các bước chuyển đổi từ KPI sang OKR:

Hầu hết các Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều đang sử dụng KPI, và việc đưa OKR vào quy trình vận hành vẫn còn khá mới mẻ. Nhưng đừng lo, sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn 3 bước để chuyển đổi thành công từ KPI sang OKR:

Bước 1: Đặt mục tiêu

Mục tiêu trong OKR không phải là một phương pháp đo lường, do đó không thể copy giống hệt từ KPI. Bạn cần phải xem xét kỹ càng phương pháp KPI và đưa chúng vào nhóm các mục tiêu có tính truyền cảm hứng.

Bước 2: Tạo ra các kết quả then chốt từ KPI

Khi mục tiêu đã được thiết lập, bạn có thể để KPI vào mô hình như là những kết quả then chốt.

Bất kỳ cấp độ nào trong Doanh nghiệp (Công ty, Phòng ban, Đội nhóm và Cá nhân) cũng cần phải có 3 – 5 kết quả then chốt. Các kết quả then chốt phải có một điểm kết thúc hữu hạn (Vd: Mở rộng thị trường Việt Nam) không đặt ra mục tiêu vô hạn, không xác định được điểm dừng (Vd: Mở rộng thị trường Quốc tế). 

mục tiêu cho OKR

Bước 3: Xác định chính xác các kết quả then chốt

Cách tốt nhất để xác định mục tiêu là sử dụng mô hình SMART - phương pháp đánh giá các mục tiêu được thiết lập. Các kết quả then chốt cần được xác định chi tiết, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên hệ, và có thời hạn.

Mục tiêu của OKR đặt ra nên có sự thách thức, thậm chí gây khó chịu vì cảm giác mục tiêu vượt quá khả năng có thể đạt được. Vì vậy, tại Google, khi bạn đạt được 70% mục tiêu đã được coi là thành công, và nếu đạt 100% thì kết quả này được xem như thành công trên cả sự mong đợi.

Xem thêm: Thiết lập mục tiêu theo mô hình OKR

Nói chung, cả OKR và KPI đều là những công cụ hữu ích cho Doanh nghiệp, giúp đo lường và tối ưu năng suất làm việc của các cá nhân, đội nhóm, cũng như định hướng mục tiêu rõ ràng, gắn mục tiêu từng bộ phận với mục tiêu chung của Doanh nghiệp. Vì vậy, tùy theo yêu cầu doanh nghiệp mà các Nhà quản trị sẽ suy xét để đưa ra phương án kết hợp OKR và KPI vào hệ thống vận hành trong Doanh nghiệp sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.

Banner kiểu hiển thị dịch vụ