Cách mà ENUY xây dựng quy trình kiểm soát công việc linh hoạt tăng gấp đôi năng suất lao động của nhân sự – Phần 2

Để có thể quản lý tốt doanh nghiệp và phòng Marketing, gia tăng được hiệu suất làm việc của nhân sự và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, ENUY đã xây dựng quy trình kiểm sát công việc linh hoạt mà hiệu quả, hiện đang được áp dụng trên 50 dự án mà chúng tôi đang triển khai tại các doanh nghiệp đối tác. Ngày hôm nay chúng tôi xin chia sẻ tới các anh chị chủ doanh nghiệp đang có mong muốn cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự, hi vọng với những chia sẻ này có thể hữu ích với anh chị!

Link Phần 1 của bài viết này chúng tôi đã trình bày về Giải pháp giao việc hiệu quả gấp đôi năng suất lao động nhân sự, hôm nay chúng tôi sẽ tiếp nối Phần 2 của bài viết này về Phương pháp giao việc hiệu quả mà ENUY đang trực tiếp áp dụng tại các dự án để có thể tận dụng tối đa và tối ưu năng suất nhân sự.

Bước 1: Xác định công việc then chốt

• Từ việc hiểu mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, CMO đề xuất OKR – mục tiêu và những kết quả then chốt phòng Marketing cần đạt được, sau đó thống nhất với CEO. Qua quá trình nghiên cứu sản phẩm/dịch vụ, nghiên cứu khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh,…đưa ra các giải pháp giải quyết những mục tiêu OKR đã đề ra đó. Từ OKR và giải pháp chính CMo sẽ đưa ra được bức tranh công việc tuần.
• Sau khi nghiên cứu thị trường, Giám đốc Marketing dựa vào chiến lược kinh doanh và mục tiêu MKT từ CEO để lên OKR cho phòng ban Marketing.
• Hàng tuần từ những kết quả cần đạt được để hoàn thành OKR, Giám đốc và Trưởng phòng Marketing giao xuống các đầu mục công việc then chốt.
• Check In OKR để theo dõi đã đạt được bao nhiêu % và có cần hiệu chỉnh không, từ đó lên giải pháp điều chỉnh với tiến độ làm việc của nhân sự.

Bước 2: Giám đốc và Trưởng phòng Marketing Enuy chúng tôi đưa ra các đầu mục công việc then chốt cho đội ngũ nhân sự:

1. Xây dựng tiêu chuẩn hoàn thành cho từng đầu mục công việc then chốt

• Giám đốc Marketing ra công việc và tiêu chuẩn hoàn thành công việc đảm bảo theo sát mục tiêu và chiến lược đã thống nhất với CEO.
• Tiêu chuẩn hoàn thành 1 công việc là kết quả mà nhân sự hay phòng ban cần đạt được khi triển khai công việc đó. Với mỗi công việc then chốt, doanh nghiệp cần dựng ra từ 2-3 tiêu chuẩn hoàn thành công việc đó, tính tỷ lệ % cho từng tiêu chuẩn để buổi đánh giá công việc tất cả mọi người đều biết được nhân sự hay phòng ban đó đạt bao nhiêu % công việc được giao rồi.

Ví dụ: Với công việc chăm sóc fanpage thì tiêu chuẩn hoàn thành công việc có thể là:

• Đăng 12 bài chăm sóc fanpage/ 1 tuần: 50%
• Có trên 100 comment với mỗi bài chăm sóc fanpage: 50%

Khi đó công việc chăm sóc fanpage được coi là hiệu quả nhất khi bạn hoàn thành 100% tiêu chuẩn công việc.

2. Xác định rõ mục đích từng công việc then chốt

• Trưởng phòng phân chia từng nhân sự đảm nhiệm host chính của các công việc then chốt. Host viết lại ý hiểu của mình về công việc được giao bằng một đoạn mô tả logic bằng text, người khác đọc có thể hiểu ý nhân sự đang viết.
• Trong đoạn mô tả phải thể hiện được câu trả lời của 2 câu hỏi sau:
• Mục đích dài hạn của công việc là gì? Công việc này làm lâu dài hiệu quả thì sẽ giúp gì cho tổ chức, cho của doanh nghiệp, có liên quan tới OKR của tổ chức, của nhân sự không?
• OKR của Tuần/ Quý liên quan tới công việc đó? Công việc này có thực sự giúp OKR của nhân sự hay tổ chức đạt được hay không? Nếu có thì đó là OKR nào trong bức tranh của hệ thống.

3. Các phương pháp để hoàn thành mục tiêu công việc

• Host liệt kê ra các cách làm mà nhân sự sẽ sử dụng để hoàn thành mục tiêu công việc và trưởng phòng sẽ check lại để chỉnh sửa và thêm bớt các phương pháp phù hợp khác
• Trong quá trình làm nhân sự cần luôn update bổ sung hoặc loại bỏ những phương pháp không khả thi, sáng tạo những phương pháp giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc.

4. Liệt kê các công việc chi tiết cần làm nhỏ trong từng đầu mục công việc then chốt và người phụ trách

• Host từng đầu mục công việc sẽ bóc tách, phân chia những công việc chi tiết nhỏ cần hoàn thành, bắt buộc phải làm để tạo được hiệu quả cho công việc then chốt mẹ.
• Host nắm được quỹ thời gian của từng thành viên, từ đấy có thể chia các đầu mục công việc chi tiết nhỏ cho các thành viên khác phụ trách những người luôn chịu trách nhiệm chính là host.

5. Thời gian ước lượng từng công việc

• Với từng đầu mục công việc chi tiết, người host công việc hay người phụ trách sẽ điền quỹ thời gian hợp lý vào từng đầu mục công việc để nhân sự bám sát theo bức tranh tổng thể, đạt được trên 100% tiêu chuẩn hoàn thành của doanh nghiệp.

6. Thời gian làm

• Host từng đầu mục công việc sẽ ước lượng khoảng thời gian hợp lý để giải quyết hết đầu mục công việc đó
• Team cần luôn tuân theo thời gian cam kết, rule đội nhóm để luôn phấn đấu hoàn thành đúng quỹ thời gian làm, dễ dàng nhận được thêm nhiều dự án nữa.
• Có deadline cụ thể, rõ ràng cho từng đầu mục công việc chi tiết.

Trên đây là Phương pháp giao việc hiệu quả mà ENUY đang trực tiếp áp dụng tại các dự án để có thể tận dụng tối đa và tối ưu năng suất nhân sự, ngày hôm nay chúng tôi xin chia sẻ tới các anh chị chủ doanh nghiệp đang có mong muốn cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự, hi vọng với những chia sẻ này có thể hữu ích với anh chị!