Chủ doanh nghiệp cần phải làm gì để lên kế hoạch hành động và giao việc đúng cách cho nhân viên?

Anh chị là chủ doanh nghiệp, đã và đang đau đầu vì có quá nhiều công việc giao xuống cho cấp dưới nhưng lại không kiểm soát được hay biết rõ ràng tiến trình công việc của các phòng ban, đặc biệt là phòng ban Marketing hay Kinh Doanh. Hoặc là chưa có một quy chuẩn cụ thể trong việc đánh giá đúng mức độ hoàn thành công việc của nhân sự từ đó trả lương cho nhân sự chưa hoàn toàn chính xác theo năng lực mỗi người, điều này về lâu dài sẽ gây ra khá nhiều hệ lụy: nhân sự khác thấy bất công, phòng ban tị nạnh nhau, chơi xấu nhau, làm mai một dần văn hóa tốt đẹp vốn có của doanh nghiệp. 

Từ chính kinh nghiệm setup phòng Marketing Inhouse cho các anh chị chủ doanh nghiệp nhiều năm nay, được nghe những chia sẻ, tâm sự của họ, Enuy Corp nhận thấy rằng việc chủ doanh nghiệp không hề kiểm soát và nắm rõ các đầu mục công việc của các phòng ban xảy ra ở hầu như tất cả các doanh nghiệp và ít nhiều gây trở ngại trong tiến trình phát triển của tổ chức.

Vì vậy Enuy Corp chúng tôi từng bước đã xây dựng lên 1 quy trình kiểm soát công việc đơn giản mà hiệu quả, áp dụng trên tất cả các dự án mà chúng tôi đang triển khai để kiểm soát công việc của các phòng ban nói chung và phòng Marketing nói riêng và của nhân sự một cách tốt nhất, đánh giá được năng lực thực sự của mỗi nhân sự thông qua đầu công việc.

Và quy trình đó chính là: Phương pháp lên kế hoạch hành động và giao việc đúng cách! Ngày hôm nay Enuy Corp mong muốn chia sẻ với các anh chị chủ doanh nghiệp phương pháp này để có thể giúp các anh chị xây dựng thành công quy trình trên, từ đó hệ thống và tổ chức của mình ngày càng hoàn phát triển hơn. 

1. Xác định các đầu mục công việc then chốt

Công việc then chốt là những đầu mục công việc quan trọng, bắt buộc phải được hoàn thành trong tiến độ hàng tuần, tháng, năm của các phòng ban. Mỗi doanh nghiệp có những mục tiêu, chiến lược khác nhau trong từng giai đoạn, từ đó cũng có những đầu mục công việc then chốt khác nhau – điều giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đầu mục công việc then chốt cần được xác định thứ tự quan trọng, ưu tiên và hệ số quan trong trên tổng các đầu mục công việc khác nhau.

Phương pháp để xác định được các đầu mục công việc then chốt:

• Giám đốc Marketing + Chủ Doanh Nghiệp đưa ra đầu mục công việc then chốt.
• Xác định các đầu mục công việc cần làm theo 1 khoảng thời gian cố định: theo tuần, theo tháng, theo quý.
• Đúng sau khoảng thời gian đó trưởng phòng và các nhân sự phòng ban Marketing sẽ cùng xem lại kết quả thực hiện các đầu mục công việc đã được giao, từ đó đưa ra nhận xét, tối ưu tiếp các đầu mục công việc kết quả tốt, tìm giải pháp hoặc cắt bớt đi công việc không hiệu quả. Ngoài ra buổi đánh giá công việc cũng là lúc chủ doanh nghiệp đưa ra những yêu cầu công việc thêm vào cho phòng ban để triển khai.

2. Xây dựng tiêu chuẩn hoàn thành cho từng đầu mục công việc then chốt

Tiêu chuẩn hoàn thành chính là thước đo đánh giá nhân sự đó hoàn thành công việc được bao nhiêu % trên mục tiêu của công việc, có đúng định hướng, đạt được kết quả mà ban lãnh đạo mong muốn hay không? Khi mỗi đầu mục công việc đều có tiêu chuẩn hoàn thành thì nhân sự sẽ xây dựng được các phương pháp để đi đúng hướng, biết được những tiêu chuẩn đánh giá cụ thể mình cần đạt được, khi đó có mục tiêu để phấn đấu trong công việc hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm.

Phương pháp để xây dựng được tiêu chuẩn hoàn thành cho từng đầu mục công việc then chốt:

• Giám đốc Marketing + Chủ Doanh Nghiệp đề ra tiêu chuẩn hoàn thành của những công việc đó.
• Với mỗi công việc then chốt, doanh nghiệp cần dựng ra từ 2-3 tiêu chuẩn hoàn thành công việc đó, tính tỷ lệ % cho từng tiêu chuẩn để buổi đánh giá công việc tất cả mọi người đều biết được nhân sự hay phòng ban đó đạt bao nhiêu % công việc được giao rồi.

Ví dụ: Với công việc chăm sóc fanpage thì tiêu chuẩn hoàn thành công việc có thể là:

• Đăng 12 bài chăm sóc fanpage/ 1 tuần: 50%
• Có trên 100 comment với mỗi bài chăm sóc fanpage: 50%

Khi đó công việc chăm sóc fanpage được coi là hiệu quả nhất khi bạn hoàn thành 100% tiêu chuẩn công việc.

3. Xác định rõ mục đích từng công việc then chốt

Muốn nhân sự có động lực và hoàn thành tốt các công việc được cấp trên giao, điều kiện then chốt là nhân sự đó cần nắm rõ được mục đích của công việc mình được giao, dài hạn là gì và ngắn hạn là gì. Chỉ khi biết được rằng công việc tôi làm sẽ mang lại giá trị cho mục tiêu, chiến lược của công ty thì nhân sự mới có động lực để phát triển nhanh hơn và cao hơn.

Phương pháp để xác định đúng mục đích từng công việc then chốt:

• Trưởng phòng phân chia từng nhân sự đảm nhiệm host chính của các công việc then chốt. Host viết lại ý hiểu của mình về công việc được giao bằng một đoạn mô tả logic bằng text, người khác đọc có thể hiểu ý nhân sự đang viết.
• Trong đoạn mô tả phải thể hiện được câu trả lời của 4 câu hỏi sau: Mục đích dài hạn của công việc là gì? Công việc này làm lâu dài hiệu quả thì sẽ giúp gì cho tổ chức, cho của doanh nghiệp, có liên quan tới OKR của tổ chức, của nhân sự không? OKR của Tuần/ Quý liên quan tới công việc đó? Công việc này có thực sự giúp OKR của nhân sự hay tổ chức đạt được hay không? Nếu có thì đó là OKR nào trong bức tranh của hệ thống?

4. Xây dựng các phương pháp để hoàn thành mục tiêu công việc

Mỗi công việc để hoàn thành được 100% hay thậm chí vượt tiêu chuẩn mong muốn đề ra thì cần xây dựng được các phương pháp giúp giải quyết các đầu mục công việc đó. Khi có bộ phương pháp đó nhân sự chỉ cần follow theo 100% thì khả năng hoàn thành được công việc cũng sẽ có thể vượt chỉ tiêu đề ra.

Phương pháp để xây dựng các phương pháp để hoàn thành mục tiêu công việc:

• Host liệt kê ra các cách làm mà nhân sự sẽ sử dụng để hoàn thành mục tiêu công việc.
• Trưởng phòng sẽ check lại để chỉnh sửa và thêm bớt các phương pháp phù hợp khác.
• Trong quá trình làm nhân sự cần luôn update bổ sung hoặc loại bỏ những phương pháp không khả thi, sáng tạo những phương pháp giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc.

5. Liệt kê các công việc chi tiết cần làm nhỏ trong từng đầu mục công việc then chốt và người phụ trách

Mỗi đầu mục công việc then chốt sẽ có 1 quy trình những công việc nhỏ cần làm theo thứ tự để đạt được công việc lớn, vì vậy việc mổ xẻ bóc tách tìm ra công việc chi tiết là vô cùng quan trong. Người nắm vai trò host cũng có quyền giao người phụ trách, hỗ trợ mình hoàn thành những đầu mục công việc nhỏ, dựa vào khối lượng công việc họ được nhận còn có khả năng hỗ trợ mình không hay năng lực của họ ở mảng đó có tốt không?

Phương pháp để liệt kê các công việc chi tiết cần làm nhỏ trong từng đầu mục công việc then chốt và người phụ trách:

• Host từng đầu mục công việc sẽ bóc tách, mổ xẻ những công việc chi tiết nhỏ cần hoàn thành, bắt buộc phải làm để tạo được hiệu quả cho công việc then chốt mẹ.
• Host nắm được quỹ thời gian của từng thành viên, từ đấy có thể chia các đầu mục công việc chi tiết nhỏ cho các thành viên khác phụ trách nhưng người luôn chịu trách nhiệm chính là host.

6. Ước lượng thời gian hoàn thành cho từng đầu mục công việc

Để công việc đạt được hiệu suất cao nhất và không bị quên mất việc cần làm, nhân sự cần ước lượng thời gian tối thiểu và tối đa để hoàn thành công việc đó, khi đó bạn sẽ tổng kết được tổng thời gian thực sự để bạn hoàn thành công việc, từ đó tập trung làm việc và có thời gian rảnh để dành cho bản thân 1 cách hợp lý. Về lâu dài bạn sẽ biết cách tăng hiệu suất làm việc của bản thân, phấn đấu lên những vị trí cao hơn trong công việc.

Phương pháp để ước lượng đúng thời gian hoàn thành cho từng đầu mục công việc:

• Với từng đầu mục công việc chi tiết, người host công việc hay người phụ trách sẽ điền quỹ thời gian hợp lý vào từng đầu mục công việc để nhân sự bám sát theo bức tranh tổng thể, đạt được trên 100% tiêu chuẩn hoàn thành của doanh nghiệp.

7. Ước lượng thời gian làm cho từng đầu mục công việc

Ngoài việc ước lượng thời gian hoàn thành từng đầu mục công việc, nhân sự cũng cần ước lượng thời gian làm cho từng đầu mục công việc, bạn sẽ bắt đầu là công việc khi nào, kết thúc khi nào, khi đó nếu nhân sự có nhiều đầu mục công việc, nhân sự sẽ không bị trùng các đầu mục công việc với nhau.

Phương pháp để ước lượng đúng thời gian làm cho từng đầu mục công việc:

• Host từng đầu mục công việc sẽ ước lượng khoảng thời gian hợp lý để giải quyết hết đầu mục công việc đó
• Team cần luôn tuân theo thời gian cam kết, rules đội nhóm để luôn phấn đấu hoàn thành đúng quỹ thời gian làm, dễ dàng nhận được thêm nhiều dự án nữa.

8. Có deadline cụ thể, rõ ràng cho từng đầu mục công việc chi tiết.

Tương tự với các đầu mục công việc chi tiết cũng thế, nhân sự cũng cần ước lượng thời gian làm cho từng đầu mục công việc.

Hi vọng rằng những chia sẻ trên của Enuy Corp hữu ích với các anh chị trong việc xây dựng thành công quy trình quản lý hiệu suất làm việc của nhân sự, từ đó hệ thống và tổ chức của mình ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn!