Nhân sự làm việc mãi không xong … là do giao việc không tốt!

Là nhà quản lý, bạn không thể tự mình hoàn thành mọi nghiệp vụ của doanh nghiệp. Bạn không đủ thời gian để ngồi xuống xây dựng một trang landing page, gửi email chúc các khách hàng trong dịp lễ hoặc viết các dòng lệnh để tối ưu tốc độ tải trang web. Vì vậy, một trong những kỹ năng quan trọng mà nhà quản lý cần có là khả năng giao việc hiệu quả, điều hành nhân viên thực thi chính xác. 

Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý vẫn thấy khó khăn khi giao việc cho cấp dưới và hướng dẫn họ làm đúng những yêu cầu. Theo John Hunt, Giáo sư của trường Kinh tế Luân Đôn: “Chỉ có 30% lãnh đạo cho rằng họ có thể thực hiện tốt khả năng giao việc cho nhân viên. Và chỉ 1/10 trong số đó được cấp dưới nhận định là nhà lãnh đạo đã giao việc tốt. Vấn đề nào xảy ra cũng có nguyên do, sau đây là những yếu tố chính ảnh hưởng đến nhà quản lý khi giao việc:

1. Giao việc mà không yêu cầu kết quả

Enuy Corp làm việc với nhiều doanh nghiệp và phát hiện ra điểm chung của cấp lãnh đạo là đều mong muốn kết quả từ công việc của nhân sự nhưng lại chỉ yêu cầu nhân sự hành động. Rủi ro dẫn đến việc hành động vấn xảy ra nhưng lại không mang lại kết quả. Nhìn đâu thì lỗi vẫn do người giao việc!

Giao việc chỉ thực sự có hiệu quả khi nhà quản lý chỉ ra được cho nhân sự thấy tiêu chuẩn hoàn thành của công việc đó là như thế nào, nó được tính trên KPI mục tiêu ra sao,.. Chỉ khi có những con số đo lường cụ thể thì nhân sự mới thực sự làm việc có hiệu quả và đạt đúng định hướng mà nhà quản lý mong muốn. Ngoài ra những chỉ số đánh giá cần được rõ ràng và thay đổi phù hợp với từng kênh truyền thông, từng giai đoạn chiến lược.

Do đó giải pháp thay thế là: thay vì yêu cầu nhân viên Marketing gửi báo cáo sơ sài hãy yêu cầu họ gửi báo cáo thể hiện đầy đủ: số lượng đơn hàng, chi tiêu từng kênh, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ mua lại, giá trị đơn hàng…

2. Không tạo ra sự cam kết

Công việc được giao xuống không được gán Deadline hoàn thành. Với nhân sự có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì họ có thể kiểm soát được, nhưng số còn lại sẽ rơi vào tình trạng: nước đến chân mới nhảy, overload hoặc nếu có hoàn thành thì chất lượng công việc cũng không đến đâu… Ở cương vị quản lý sẽ phải tạo ra được sự cam kết khi giao việc có thời hạn rõ ràng, lúc nào cần hoàn thành triệt để và đảm bảo nhân sự nắm bắt được thông tin về thời hạn và thứ tự công việc cần hoàn thành.

Ở mỗi dự án mà Enuy Corp triển khai, trưởng phòng marketing  sẽ yêu cầu mỗi nhân sự của mình bẻ nhỏ từng công việc và thời gian làm, thời gian hoàn thành từng hạng mục. Mất 15 phút để hoàn thành nhiệm vụ này thay vì để công việc 1 tuần không trôi và khi nhìn lại thì kết quả không khác gì mớ hỗn độn.

3. Không theo dõi định kỳ

Bên cạnh giao thời hạn thì việc theo dõi, giám sát công việc định kỳ là hết sức cần thiết. Các báo cáo tiến độ với tần suất cố định giúp nhân sự ý thức và dần hình thành rèn luyện tính cam kết.

Tại Enuy Corp chúng tôi rèn luyện cho nhân sự thói quen lên lịch thời gian làm việc hàng ngày, liệt kê đầy đủ các đầu mục công việc từ quan trong nhất tới ít quan trọng để phân bổ thời gian hoàn thành hợp lý, điều này sẽ giúp nhân sự không bị miss công việc, bỏ lỡ những công việc quản lý giao, từ đó ko làm ảnh hưởng tới tiến độ của doanh nghiệp. Khi có thời gian biểu rõ ràng cho công việc cần làm, nhân sự sẽ có thời gian dành cho việc phát triển bản thân và sáng tạo điều đổi mới.

4. Giao việc mà không hướng dẫn

Điểm chết là doanh nghiệp làm gì có nhiều thời gian để đào tạo, cầm tay chỉ việc và hướng dẫn cho từng nhân sự? Cần có một hệ thống các chiến thuật thực hiện, quy trình và phương pháp được vạch ra để nhân sự có thể follow và đảm bảo công việc sẽ hoàn thành đúng tiến độ và tạo ra được kết quả như kỳ vọng. Mô tả nó dưới dạng một bức tranh tổng thể để nhà quản lý có thể theo dõi và nhân sự marketing có thể thực hiện và đảm bảo trên 95% công việc được giao sẽ hoàn thành và đạt tiêu chuẩn.

Trên đây là các nguyên nhân chính lý do rằng vì sao quản lý giao việc mà nhân sự làm mãi không xong hoặc có chất lượng kém. Hi vọng với những giải pháp trên từ Enuy Corp sẽ giúp các anh chị chủ doanh nghiệp tối ưu được năng suất và chất lượng làm việc của đội ngũ nhân sự.

Anh chị nào chưa có phương án giao việc hiệu quả cho nhân sự có thể liên hệ trực tiếp với Enuy Corp để chúng tôi chia sẻ nhé. Tự tin không làm anh chị doanh nghiệp thất vọng!