OKR là gì? Cách xây dựng OKR giúp doanh nghiệp bứt phá doanh thu

Làm sao để giúp nhân viên trả lời được câu hỏi: Mỗi sáng thức dậy chăm chỉ đi làm để làm gì?

Xây dựng một tổ chức mà mọi người gắn kết lẫn nhau, cùng hướng tới một mục tiêu chung để doanh nghiệp phát triển là một việc không dễ dàng. Theo báo cáo của Gallup, 95% nhân viên khi đến công ty không biết mục tiêu của mình là gì, 50% nhân viên bị mất động lực trong khi làm việc và luôn luôn sẵn sàng rời đi. Đây quả thực là một con số đáng giật mình. Khi người lãnh đạo doanh nghiệp không thể giúp nhân viên trả lời được câu hỏi mục tiêu của công ty đang là gì, và họ sẽ đóng góp như thế nào cho mục tiêu đó, doanh nghiệp đã đánh mất phần lớn cơ hội để khai thác và phát triển tiềm năng đội ngũ nhân sự của mình. Điều đó đồng nghĩa với việc khó duy trì sự tăng trưởng của công ty một cách bền vững.

Trong suốt hành trình tăng trưởng từ 20 tới 250 nhân sự, Enuy Corp từng nghiên cứu các mô hình quản trị mục tiêu khác nhau và áp dụng cho chính mình, để học được rằng doanh nghiệp muốn tăng trưởng thực sự cần một phương pháp quản trị thực chiến toàn diện. Trong bài viết này, Enuy Corp mong muốn chia sẻ 1 trong những phương pháp đó, và cách Enuy Corp quản trị mục tiêu trong suốt quá trình phát triển của mình. Đó chính là phương pháp quản trị theo mục tiêu OKR.

1. OKR là gì?

OKR là viết tắt cho cụm từ tiếng anh Objectives and Key Results, là phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt được áp dụng thành công ở những công ty lớn nhất thế giới (Google, Intel, Amazon,…).

Khi ứng dụng OKRs, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc tính toán để tạo ra những kết quả then chốt (Key Results) nhằm hiện thực hóa mục tiêu (Objectives) trong thời hạn nhất định, thông thường sẽ tính theo quý. Ngoài ra, doanh nghiệp phải công khai minh bạch toàn bộ những mục tiêu và kết quả then chốt trong toàn nội bộ công ty.

OKR sẽ đảm bảo tất cả các thành viên của doanh nghiệp đi cùng một hướng, biết cụ thể điều gì cần ưu tiên và hợp tác với nhau để tạo ra sự đột phá cho doanh nghiệp.

2. Cấu trúc của OKR

Cấu trúc của mô hình này gắn liền với định nghĩa OKR là gì, nó được xây dựng xoay quanh hai yếu tố: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Result). Với mỗi yếu tố, sẽ có câu hỏi tương ứng.

Mục tiêu đại diện cho đích đến, là câu trả lời cho câu hỏi: “Cần đi đến đâu?”

• Mục tiêu cần định hướng rõ ràng và có tính truyền cảm hứng.
• Mục tiêu không bao hàm con số cụ thể.
• Ví dụ: Đẩy mạnh văn hóa số của công ty.

Kết quả then chốt nhằm đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu, là câu trả lời cho câu hỏi: “Làm thế nào để biết mình đang tiến đến mục tiêu?”

• Kết quả then chốt được xác định dựa trên việc đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu.
• Ví dụ như doanh số bán hàng (trong OKR của Sales) và lượng truy cập website (trong OKR của Marketing).
• Kết quả then chốt không phải là những đầu việc bạn cần làm như việc hoàn thành dự án và đưa sản phẩm ra thị trường.

Ngoài ra, một yếu tố khác có thể được bổ sung vào mô hình OKR là cách thức. Cách thức là các công việc cần hoàn thành để thúc đẩy quá trình thực hiện kết quả then chốt. Cách thức là câu trả lời của câu hỏi: “Làm thế nào để đến được đích?”

Ví dụ: Enuy muốn đạt doanh thu 10 tỷ trong tháng 12/2020 bằng việc ký được hợp đồng với ít nhất 50 khách hàng, đơn giá 200 triệu/1 hợp đồng.

Mục tiêu: Enuy mong muốn đạt 1 tỷ doanh thu. Khi đó Mục tiêu cần được đo lường – bởi một bộ Kết quả then chốt – giúp tạo ra một OKR lành mạnh, bền vững.

Kết quả then chốt: 

• Gặp được 100 khách hàng tiềm năng
• Hoàn thành 50 chương trình chốt Sale đỉnh cao
• Tỷ lệ chốt sales đạt 50%

Vậy OKR trong tháng 12 của công ty Enuy là: “Enuy mong muốn đạt doanh thu 10 tỷ trong tháng 12 được đo lường bằng việc gặp được 100 khách hàng tiềm năng, hoàn thành 50 chương trình chốt Sale đỉnh cao và tỷ lệ chốt sale đạt 50%”

3. OKR trông như thế nào?

Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên mục tiêu và kết quả then chốt của cấp độ cao hơn.

• OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
• OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân).
• OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành.

4. Nguyên lý hoạt động

Theo triết lý quản trị OKR, quản trị không phải là giao việc một chiều từ trên xuống, mà là sự tương tác hai chiều giữa nhà lãnh đạo và nhân viên, cả hai cùng xây dựng một mục tiêu và cam kết đạt mục tiêu đó thông qua các kết quả then chốt cụ thể. Trong doanh nghiệp, việc nhân sự biết khả năng của mình tới đâu, biết mình có thể làm được đến đâu, còn có thể phát triển nữa hay không là điều rất quan trọng. Thông qua việc đặt mục tiêu, nhà quản trị có thể khai thác tiềm năng đội ngũ nhân sự của mình, đồng thời giúp nhân viên làm việc có mục tiêu, có động lực để phát triển.

Các nhà lãnh đạo sử dụng OKR để lên các mục tiêu hàng quý và hàng năm, các mục tiêu này luôn đảm bảo tính chất truyền cảm hứng cho những người thực hiện. Sau đó, họ sẽ kiểm soát và đo lường từng bước nhằm đạt được kết quả then chốt. Khi hoàn thành các kết quả then chốt, thì tổ chức cũng đang tiến dần đền mục tiêu ban đầu được đề ra.

Có ba giá trị quan trọng nhất trong triết lý của OKR: 

• Tính minh bạch và toàn diện: Bất kỳ ai trong công ty cũng biết mục tiêu của mình và mục tiêu của tổ chức. Quan trọng hơn cả, ai cũng có thể biết được mục tiêu của người khác. Phương pháp này tạo ra một sự minh bạch tuyệt đối trong công ty.
• Tính kết nối: Mọi hoạt động của từng cá nhân và bộ phận đều phải liên kết với mục tiêu mà công ty đang hướng đến. Mỗi cá nhân cần thấy và hiểu được sự gắn kết sứ mệnh dài hạn của công ty với từng việc thực thi hàng ngày.
• Tính cam kết và tính chủ động (ownership): Tiềm năng phát triển của mỗi cá nhân đều rất lớn, nếu mục tiêu chỉ một chiều từ cấp trên giao xuống thì nhân sự sẽ khó thể phát triển đúng với năng lực của mình, hoặc họ sẽ mất đi sự chủ động. Theo OKR, một mục tiêu đặt ra cần có sự thống nhất của nhân viên và lãnh đạo, cả 2 cùng xây dựng mục tiêu bằng một cách cụ thể. Trong đó O là đích đến và KR là đường đi, nhân viên cam kết với mục tiêu và chủ động đạt những kết quả then chốt.

 5. Lợi ích của OKR

OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.

• Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang có chung một định hướng.
• Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của công ty.
• Tăng tính minh bạch: OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên các nhân viên đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.
• Trao quyền tới nhân viên: Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.
• Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.
• Đạt kết quả vượt bậc: OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.

6. Cách xây dựng OKR cụ thể cho doanh nghiệp

Đối với Mục tiêu (Objective)

• Với mỗi cấp độ trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (toàn công ty, phòng ban, cá nhân) nên có từ 3 đến 5 mục tiêu
• Khi thiết lập mục tiêu, nó cần có đích đến rõ ràng, tránh khái quát hay mập mờ, ảnh hưởng đến kết quả của toàn công ty. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc (thay vì mở rộng ra thị trường quốc tế nói chung)
• Mục tiêu cần được thiết lập vượt ngưỡng năng lực, tạo ra những khó khăn thử thách nhất định. Từ đó tạo ra động lực thúc đẩy từng cá nhân trong doanh nghiệp phát huy tối đa khả năng. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.

Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

• Khi thiết lập kết quả then chốt, chúng cần đo lường được bằng chỉ số cụ thể (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).
• Kết quả then chốt giống như từng viên gạch còn mục tiêu là cả ngôi nhà, cần đạt được các kết quả then chốt mới có thể thực hiện được mục tiêu. Vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
• Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.

Phối hợp OKR và KPI sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những kết quả tốt nhất

•  KPI giúp theo dõi hiệu suất và xác định các vấn đề cần cải thiện.
• OKR giúp giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình và thúc đẩy đổi mới.

OKR khuyến nghị doanh nghiệp không nên gán tiền lương với % hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Bởi vì 2 lý do chính:

• Vô tình chúng ta cài đặt động cơ “làm việc vì tiền” cho đội ngũ. Họ nỗ lực làm việc, bởi vì nếu không đạt chỉ tiêu, thì tiền lương sẽ bị giảm. Nỗi sợ hãi (bị giảm lương) trở thành động cơ làm việc, chứ không phải niềm tự hào chiến đấu vì mục tiêu truyền cảm hứng của công ty nữa.
• Gieo rắc “nỗi sợ hãi”, khiến nhân viên không dám đặt mục tiêu cao, vì nếu mà không đạt được, thì tiền lương sẽ bị giảm.

7. Cách đánh giá OKR

OKR sẽ được đánh giá trên thang điểm 0,0 đến 1,0. Trong đó, 0 điểm tượng trưng cho không phần nào của mục tiêu được hoàn thành, mức 0,6 – 0,7 là đang đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu, 1 là điểm cao nhất tức là đã hoàn thành mục tiêu.

Thang điểm này sẽ được dùng để đo lường cho từng kết quả then chốt (Key Result), điểm trung bình của các kết quả then chốt sẽ là điểm đánh giá tổng thể của mục tiêu (Objective).

Một ví dụ về công cụ đánh giá OKR của bộ phận Marketing:

Ngoài ra, cần lưu ý thêm những đặc điểm sau khi đánh giá chỉ số OKR:

Có hai loại kết quả then chốt

• 0,6 – 0,7: Đây được xem là mức thành công, phản ánh rằng doanh nghiệp đang phát triển đúng hướng để hoàn thiện mục tiêu. Nếu điểm thấp hơn có nghĩa doanh nghiệp đang hoạt động chưa tốt, còn nếu điểm cao hơn có nghĩa là hoạt động hoặc mục tiêu đặt ra dễ dàng chưa đủ thử thách, chứng tỏ OKR được thiết lập chưa đủ cao.
• <0,4: Lưu ý rằng, nếu đạt dưới mốc này không có nghĩa là thất bại. Nguyên nhân có thể do OKR được thiết lập quá cao, hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả. Bất kể nguyên nhân là gì thì đây là một dữ liệu tốt, giúp cho nhà quản trị hiểu được tình hình hoạt động trong công ty. Từ đó có thể phân bậc nhân viên, thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban chính xác hơn, nhằm cải thiện công việc trong kỳ hạn tiếp theo.

OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc

• Mục tiêu OKR đặt ra sẽ luôn cao hơn ngưỡng năng lực, cho nên nếu đồng nhất nó với việc đánh giá hiệu quả công việc, nhân viên sẽ đặt ra những mục tiêu đơn giản để hoàn thành và coi đó là thành công.
• Từ đó giảm bớt động lực làm việc của nhân viên, đi ngược lại lợi ích của mô hình OKR đã đề cập ở trên.

OKR không thể giữ nguyên mãi mãi

• Bắt đầu mỗi kỳ hạn mới (thường là đầu mỗi quý), toàn bộ công ty nên họp lại để thảo luận tiến độ hoàn thành OKR, phân tích những điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho kỳ hạn tiếp theo.
• Khi rà soát lại toàn bộ quá trình, các nhà quản trị sẽ có được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất làm việc của công ty, từ đó có những thay đổi phù hợp về mục tiêu hay kết quả then chốt để tối ưu hóa hiệu quả cho tương lai.

Với phương pháp quản trị theo mục tiêu OKR, bạn thậm chí có thể mở rộng quy mô đội nhóm của mình thêm 50 – 100 người mà không lo đánh tụt hay gián đoạn năng suất lao động. Việc đánh giá những gì mỗi thành viên trong công ty mong muốn và đạt được sau mỗi quý cũng dễ dàng hơn bao giờ hết!