#Kinh nghiệm quản lý nhân sự của chúng tôi

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN SỰ TRONG GIAI ĐOẠN WORK FROM HOME

23/07/2021

Giai đoạn diễn biến dịch bệnh phức tạp, nhiều đơn vị doanh nghiệp đã chuyển sang phương án làm việc online – Work from Home. Biện pháp này là phương án tốt nhất hiện nay, đảm bảo an toàn cho nhân sự doanh nghiệp và cộng đồng,  đồng lòng cùng cả nước chống dịch nhưng lại phát sinh ra rất nhiều vấn đề trong quá trình kết nối, làm việc online giữa các thành viên trong công ty. Chủ doanh nghiệp rất khó kiểm soát hay quản lý tiến độ công việc của nhân sự.

 

VẤN ĐỀ CÁC DOANH NGHIỆP GẶP PHẢI KHI LÀM VIỆC ONLINE

  • Làm việc ở nhà tính tự giác sẽ thấp hơn, thiếu tính kỷ luật hơn vì thế nhân sự chậm chạp, trễ deadline, chất lượng công việc kém, thường xuyên phải thúc giục.
  • Lúc cần thiết, công việc phát sinh gấp leader không liên lạc được với nhân sự
  • Tương tác với đồng nghiệp qua tin nhắn, call mà không gặp trực tiếp nên khó truyền đạt đúng thông tin, nhân sự dễ hiểu sai công việc được giao dẫn đến tập trung nguồn lực không đúng vấn đề.
  • Công việc bị trôi, leader kho quản lý tiến độ công việc để kịp thời giúp đỡ
  • Công việc phát sinh khó kiểm soát, tốc độ xử lý chậm
  • Leader khó quản lý team, khó liên lạc và truyền đạt mong muốn
  • Team không sắp xếp được thời gian để cùng nhau làm việc, tương tác teamwork không hiệu quả
  • Tinh thần, cảm xúc nhân sự mất ổn định, dễ bị tác động, ảnh hưởng do tình hình dịch bệnh gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc

Những vấn đề trên thường làm ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc, giảm năng suất lao động và gây khó khăn cho các lãnh đạo khi phải quản lý nhân sự đảm bảo tiến độ công việc.

Vì vậy cần phải có phương pháp tối ưu cách thức quản lý để khi làm việc remote chúng ta vẫn duy trì được hiệu suất làm việc tốt, đồng thời các leader dễ dàng nắm bắt được thông tin, tiến độ công việc của nhân sự, từ đó đưa ra các phương án triển khai tốt nhất.

 

 5 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN SỰ TRONG GIAI ĐOẠN WORK FROM HOME CỦA ENUY

Enuy đã áp dụng phương pháp quản lý tiến độ công việc trong giai đoạn dịch, để vừa đảm bảo an toàn chống dịch, vừa đảm bảo tiến độ công việc toàn công ty.

1. Áp dụng hệ thống giao việc và báo cáo tiến độ công việc online

Hệ thống giao việc “Bức tranh công việc” với các chỉ số (Chỉ số hoàn thành công việc, chỉ số kỷ luật, chỉ số đào tạo..) công khai, minh bạch với toàn nhân sự, đảm bảo hiệu suất của từng nhân sự.

– Xây dựng bức tranh công việc theo tuần do Trưởng phòng giao, bảo đảm phù hợp với tính chất nhân sự và lộ trình làm việc của cả nhóm.

– Mỗi nhân sự quản lý (Host) các đầu mục công việc, khối lượng phù hợp đi liền với các tiêu chuẩn hoàn thành, được theo dõi sát sao bởi Trưởng phòng.

– Giao việc có cam kết, tiêu chuẩn hoàn thành cụ thể: deadline là bao giờ, có con số cụ thể đo lường chất lượng công việc

Nhân sự cập nhật phần trăm tiến độ mỗi cuối ngày giúp đồng đội và Trưởng phòng nắm được tốc độ, hiệu quả công việc cụ thể qua những con số. Khi phát hiện vấn đề cần giải quyết, Trường phòng ngay lập tức đưa ra phương án xử lý.

Hệ thống online nên chỉ cần nhìn vào các chỉ số, công việc được giao leader có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc của nhân sự.

Áp dụng hệ thống giao việc online

Áp dụng hệ thống giao việc online

2. Áp dụng lịch 168 hàng ngày để quản lý tiến độ của nhân viên

Nhân sự làm lịch 168, báo cáo cho ban lãnh đạo, ban lãnh đạo theo dõi lịch này thường xuyên để biết nhân sự của mình đang làm gì vào khoảng thời gian nào trong ngày.

– Thói quen lên lịch sinh hoạt chi tiết mỗi 30 phút trong ngày của từng cá nhân, giúp nhân sự kiểm soát, cân đối được thời gian sinh hoạt và làm việc, tránh bị quá tải hoặc để trôi việc.

– Trưởng phòng cập nhật lịch 168 của nhân sự thường xuyên để theo dõi tiến độ công việc, đưa ra giải pháp nếu cần thay đổi.

– Lên lịch chi tiết cụ thể giúp nhân sự tối ưu công việc, nâng cao năng suất làm việc của mỗi cá nhân. 

Từ lịch 168 các Leader thấy được cách sắp xếp, quản lý công việc của nhân sự đã phù hợp chưa. Cũng theo dõi được tiến độ công việc từng ngày của nhân sự.

 

3. Sử dụng hệ thống đo lường và đánh giá chất lượng nhân sự

  • Chỉ số kết quả công việc rõ ràng theo ngày, tuần

– Chỉ số phần trăm công việc, tỉ lệ công việc khó được nhập liệu rõ ràng, mạch lạc, đo lường tiến độ làm việc của từng nhân sự mỗi cuối ngày. Từ các số liệu, Trưởng phòng dự đoán được kết quả và đưa ra các giải pháp kịp thời xử lí.

–  Mỗi tuần, nhân sự sẽ Review công việc với Trưởng phòng, Trưởng phòng xem lại kết quả làm việc, đánh giá và đưa ra giải pháp cho những vấn đề cần xử lý.

– Chỉ số đánh giá nhân sự dựa trên sự công bằng, đánh giá trên con số chính xác

  • Xếp hạng nhân sự 

– Xây dựng hệ thống với các chỉ số (chỉ số hoàn thành công việc, chỉ số kỷ luật, chỉ số đào tạo, …) minh bạch, rõ ràng, thuyết phục toàn nhân sự biết được hiệu suất làm việc của toàn team. Trả lương, xét thưởng theo bảng xếp hạng, đảm bảo sự công bằng cho toàn phòng ban.

Hệ thống đánh giá và xếp hạng nhân sự qua các Rule đội nhóm, kết quả hoàn thành công việc, hỗ trợ chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định thay thế vị trí kịp thời, đánh giá được tiến độ công việc của nhân sự hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

Xem thêm:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐO LƯỜNG CHIẾN DICH TRUYỀN THÔNG – NĂNG SUẤT NHÂN SỰ

VẬN HÀNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG MARKETING – SALES HIỆU QUẢ

Sử dụng hệ thống đo lường và đánh giá chất lượng nhân sự

Sử dụng hệ thống đo lường và đánh giá chất lượng nhân sự

4. Áp dụng KPI đội nhóm để các thành viên tự giác giúp đỡ, hỗ trợ nhau

Việc áp dụng KPI chung giúp cho các thành viên có trách nhiệm, tự giác, kỷ luật hơn để hoàn thành công việc của mình.

Không những thế, mọi thàn viên sẽ để ý công việc của đồng nghiệp đồng thời xin trợ giúp hay hỗ trợ các bạn hoàn thành công việc của từng người. Để đưa đến kết quả tốt nhất cho mục tiêu chung.

Các nhân sự sẽ tự thúc đẩy, truyền động lực cho nhau cố gắng.

Từ đó các leader sẽ đỡ mất thời gian quản lý, thúc ép từng cá nhân. Nắm bắt được tiến độ công việc của cả đội nhóm.

Áp dụng KPI đội nhóm

Áp dụng KPI đội nhóm

5.  Leader truyền đạt những kỳ vọng một cách rõ ràng và đưa ra phản hồi thường xuyên để mọi người biết họ đang làm như thế nào

  • Giao việc cho nhân sự có văn bản và chứng cứ rõ ràng: về công việc chi tiết, tiêu chuẩn công việc hoàn thành, deadline, công việc đó ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung của team và của toàn công ty.

  • Khi leader truyền đạt thông tin hay giao việc cần đưa ra công việc cụ thể, rõ ràng sau đó yêu cầu nhân sự feedback lại những gì mình hiểu để kiểm tra lại xem công việc được giao nhân sự đã nắm rõ chưa.

  • Giao việc kèm theo yêu cầu cam kết của nhân sự, tiêu chuẩn hoàn thành cụ thể: deadline, có con số cụ thể đo lường chất lượng công việc.

Trong quá trình làm việc leader, lãnh đạo thường xuyên đưa ra phản hồi để tăng tương tác với các thành viên. Giúp nhân sự không bị miss thông tin, kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và duy trì được tiến độ công việc theo kế hoạch.

Quản lý tiến độ công việc khi work from home

Quản lý tiến độ công việc khi work from home

 

Trên đây là 5 phương pháp Enuy đã áp dụng thành công và đạt được hiệu quả tốt, nhân sự toàn công ty duy trì công việc đúng với kế hoạch đề ra. Quản lý nhân sự cũng dễ dàng cho các cấp quản lý khi chuyển sang phương án làm việc online – work from home.

Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các anh chị có thêm những phương pháp để áp dụng cho doanh nghiệp mình!

Chúc các doanh nghiệp thành công!

_____________________________________

MKT Pro – Đột phá để dẫn đầu

Hotline: 078 445 7666

LDP: http://www.mktpro.com.vn/enuycorpvn

 

#Enuy

#MKTPro

 

Về trang chủ